Você encontra dificuldades em identificar os canais certos para a prospecção de pacientes? Está lutando para gerar leads de qualidade para sua clínica de saúde? Chegou a hora de mudar essa realidade!
A prospecção é a etapa inicial da jornada do paciente. Erros cometidos aqui se propagam por todo o processo, prejudicando as taxas de conversão da sua equipe de atendimento e a previsibilidade de agendamentos. Como um bom gestor sabe, prever o fluxo de pacientes é crucial para a saúde financeira e operacional da clínica.
Prospecção, do latim prospectione, significa a ação de pesquisar ou buscar. Assim como um garimpeiro em busca de ouro, sua clínica deve prospectar pacientes continuamente. É uma questão de sustentabilidade no mercado competitivo da saúde.
Neste artigo, você entenderá melhor quais são os canais de prospecção mais relevantes para clínicas de saúde e o passo a passo para atrair pacientes em potencial com qualidade. Boa leitura!
O que é prospecção para clínicas de saúde?
A prospecção é o processo de identificar indivíduos com potencial de interesse nos tratamentos e serviços oferecidos pela sua clínica. Essa ação deve ser uma atividade ininterrupta e contínua, garantindo que sua operação se mantenha relevante e competitiva.
Nesse contexto, é fundamental identificar e valorizar os stakeholders – no nosso caso, os pacientes em potencial e as referências. Muitas vezes, isso é feito através de estratégias de marketing digital que ajudam a clínica a conquistar maior visibilidade e autoridade. Para que essa estratégia funcione, é primordial ter definido o seu Perfil de Paciente Ideal (PPI).
Um processo de prospecção bem estruturado é essencial para o crescimento da clínica. Somente assim é possível alcançar um fluxo constante de agendamentos e garantir a sustentabilidade do negócio diante da alta competitividade do setor de saúde.
Superando o receio de prospectar
“Tenho receio de prospectar e receber um ‘não’, ou de achar que estou incomodando.”
Essa é uma preocupação comum. No entanto, lembre-se que “o não você já tem”. Vire a chave e vá em busca do “sim”! Sua equipe de recepção e comercial não está incomodando; está realizando uma abordagem profissional, buscando propor uma solução que pode transformar a saúde e bem-estar do paciente. Para que isso aconteça, considere quatro atitudes primordiais:
- Querer genuinamente ajudar: Ter clareza do valor que sua clínica oferece.
- Estudar e se reciclar: Aprimorar constantemente as técnicas de comunicação e abordagem.
- Pensar “fora da caixa”: Encontrar novas formas de se conectar com pacientes.
- Ter clareza do processo: Um processo bem estruturado, com cadência e follow-up, é fundamental.
Canais de Prospecção para Clínicas
Canais de prospecção são os meios, físicos ou digitais, pelos quais a sua clínica entra em contato com pacientes em potencial para apresentar seus serviços e tratamentos.
Com base no estudo e análise do seu Perfil de Paciente Ideal (PPI), você descobre quais canais ele utiliza com frequência, onde está mais aberto a receber informações, e qual a melhor forma de se comunicar. A partir daí, é possível traçar um plano de ação bem estruturado para abrir novas oportunidades de agendamento.
Para clínicas de saúde, focaremos em canais que impulsionam a aquisição de pacientes:
- Cadência de Contato
- Telefone
- LinkedIn (para prospecção B2B ou de parceiros)
Cadência de Contato
Um fluxo de cadência é uma sequência automatizada de contatos com leads, provenientes de marketing, inbound ou outbound. Esse fluxo define quantos contatos serão feitos, em quais canais e em que intervalo de tempo.
Uma cadência mista, por exemplo, utiliza diferentes canais de contato, como e-mail, telefone, WhatsApp e até mesmo redes sociais como Instagram. Para clínicas, é importante utilizar apenas as redes e canais que realmente fazem sentido para o público-alvo e para a especialidade.
Quando o paciente em potencial dá um retorno, seja positivo ou negativo, o fluxo de cadência deve ser encerrado, e outra ação deve ser programada – como um agendamento ou o registro da desistência.
Lembre-se: cada estratégia é única! Meça bem os objetivos do processo de agendamento e encontre os canais de contato certos para os momentos certos da jornada de cada paciente.
Prospecção por Telefone
Cada paciente em potencial tem um tempo de jornada. Assim, é necessário ter um método de qualificação eficaz e bem estruturado para saber como agir, evitando futuras frustrações e otimizando o tempo da sua equipe.
Durante a prospecção por telefone, sua equipe deve descobrir os objetivos e prioridades do paciente. Utilizar técnicas de investigação, como o SPIN Selling ou o GPCT, é indispensável. Elas ajudam a extrair as dores do paciente, a urgência de uma solução, o quanto faz sentido para ele investir naquele momento, e se ele tem poder de decisão.
Essas técnicas visam medir o quanto o paciente em potencial está alinhado com o seu Perfil de Paciente Ideal (PPI). Com essa informação em mãos, você poderá definir com quem vale a pena dedicar mais tempo na prospecção e quem pode ser descartado do seu funil. Afinal, o tempo da sua equipe é valioso!
Como bem disse Thiago Reis da Growth Machine, em um contexto que se aplica perfeitamente à gestão de clínicas:
“Você não controla se o paciente agendará ou não.
Você controla:
- Quantas ligações faz por dia.
- Quantas horas prospecta.
- Quantas horas estuda.
Coloque toda a sua energia no que está no seu controle.”
Seja consistente, e sua equipe se tornará cada vez mais precisa e assertiva nas abordagens. Objeções devem ser encaradas como uma mola propulsora; algo precisa ser mais descrito ou explicado. Lembre-se: objeções são um indicativo de evolução do processo. Seja empático.
Elabore “scripts” que incluam respostas a objeções comuns. Conheça as maiores objeções que surgem e prepare sua equipe para abordá-las. A maioria das equipes desiste após o primeiro contato. Mas a dedicação e o conhecimento sobre os serviços da clínica causam uma impressão positiva se houver paciência e persistência em entender as necessidades, expectativas e desejos do paciente.
A prospecção pode ser longa. Pacientes em potencial podem não estar prontos para agendar no primeiro contato, mas podem estar em alguns dias ou semanas. Não pare no primeiro, nem no segundo “não”. Uma etapa que faz toda a diferença é o Storytelling, que demanda muita atenção, mas cria conexão no momento da abordagem.
É vital reavaliar e analisar constantemente as abordagens. Através de revisões regulares, você começará a aprimorar a comunicação, o público-alvo e o argumento de venda para ter ainda mais sucesso.
Prospecção por E-mail
Quando se trata de prospecção por e-mail para clínicas, a personalização é a chave para conquistar o interesse do paciente! Informações para personalizar podem ser obtidas no site do paciente (se for B2B), em perfis de redes sociais (se for permitido e relevante) ou através de dados de cadastro (se o lead já veio por inbound).
Contudo, os e-mails de prospecção devem ser: curtos, criativos e gerar valor. Algumas dicas:
- Foque na introdução: Duas ou três frases que captem a atenção.
- Destaque o benefício: O que seu paciente em potencial pode obter com os serviços da sua clínica.
- Seja específico: Aborde uma dor clara do paciente.
Se você está acompanhando alguém que não respondeu ao seu e-mail anterior, o ideal é mantê-lo curto e breve. Se estiver se apresentando e mencionando um interesse ou conhecimento em comum (por exemplo, um conteúdo baixado ou um evento), mais detalhes ajudarão a parecer autêntico. Por isso, a cadência mista é pertinente.
Busque “ganchos”, como uma prova social (depoimento, resultado de tratamento) ou outros fatores que atraiam a atenção do paciente em potencial. Diga o que o paciente precisa ouvir, da maneira mais clara possível.
Exemplo de e-mail de prospecção (adaptado):
(NOME), bom dia/tarde, tudo bem?
Sou [Seu Nome] da [Nome da Clínica], somos especialistas em [especialidade/tratamento principal].
Percebi que você [mencionou interesse em/buscou informações sobre X problema de saúde].
Acredito que nossos tratamentos podem trazer uma solução eficaz para [benefício específico relacionado ao problema].
Qual o melhor horário para conversarmos brevemente sobre como a [Nome da Clínica] pode te ajudar?
Aguardo seu retorno.
Se cuide.
Este tipo de prospecção exige um olhar e personalização extremamente estratégicos! Seja paciente, mas não procrastine. Sempre experimente. Teste os elementos dos e-mails (abordagem, público-alvo, variações no campo “assunto”).
Prospecção por WhatsApp
O WhatsApp tem sido cada vez mais utilizado como um dos principais canais para a comunicação e agendamento em clínicas de saúde. E é natural lidar com desafios como o que dizer para conduzir seu potencial cliente ou qual a melhor maneira de estimulá-lo para receber uma resposta positiva.
A abordagem de atendimento tem um papel essencial no sucesso de um agendamento. Existem maneiras assertivas para conduzir e estimular seu paciente em potencial a iniciar um diálogo sem ficar dependente do temido “vácuo”.
Contudo, jamais esqueça: você está se comunicando com uma pessoa. Por isso, adapte-se à sua realidade; personalize o tipo de linguagem, que pode ser mais descontraída ou mais formal, dependendo do perfil. Conforme sua equipe utiliza o canal, ela perceberá o comportamento da persona e poderá otimizar suas próprias frases de abordagem pelo WhatsApp.
O Lead Control é uma camada de comunicação essencial para clínicas que utilizam o WhatsApp, centralizando as conversas e garantindo que nenhuma mensagem de paciente em potencial se perca.
Veja alguns exemplos de abordagem de pós-cadastro para o WhatsApp:
No exemplo abaixo, selecionamos uma abordagem de pós-cadastro em uma landing page para conhecer mais sobre a clínica ou um tratamento específico. Ou seja, o paciente em potencial já teve um contato com a marca de alguma forma, e agora houve a ação para buscar conhecê-la.
Modelo 1:
“Oi/Olá, bom dia/boa tarde (nome da pessoa). Como você está?
Meu nome é (…) da (nome da clínica).
O motivo do meu contato é referente ao cadastro que você fez para conhecer mais sobre nossos tratamentos/soluções em (especialidade). Qual o melhor horário para conversarmos brevemente?”
Modelo 2:
“Oi/Olá, bom dia/boa tarde (nome da pessoa). Tudo bom ou bem?
Sou a(o) (seu nome) e faço parte do time de atendimento da (nome da clínica).
Recebi o seu cadastro através do formulário que preencheu… E acredito que esteja buscando (a necessidade do paciente), correto?
Estou muito interessado em conhecer mais detalhes do que você busca… Qual o melhor horário para conversarmos?”
Uma abordagem é considerada eficiente quando você se apresenta, mostra que está retornando um contato e, além disso, já aponta uma dor/necessidade do seu público. E finaliza com uma pergunta simples no final, dessa forma, abre espaço para um diálogo.
Mas como abordar o lead que visualizou a mensagem, mas não respondeu?
Modelo 1:
“Olá/Oi bom dia/boa tarde (nome da pessoa), aqui é a (seu nome) da (nome da clínica), novamente.
Recebi um formulário seu para conhecer nossa (o que sua clínica oferece) ferramenta/tratamento. Tentei contato, mas não obtive sucesso.
Gentileza informar se realmente tem interesse ou se posso desconsiderar o seu cadastro.
Agradeço imensamente o feedback, ele é muito importante para mim, acredite!”
Modelo 2:
“Olá/Oi (nome da pessoa) bom dia/boa tarde! Como você está?
O meu nome é (seu nome), time de atendimento da (clínica)!
Eu tentei o contato pela primeira vez, mas por algum motivo não recebi sua resposta. Se não for um bom momento para conversarmos brevemente, gentileza informar, para que eu seja mais assertivo(a).”
Nessa situação, vale a pena um segundo contato. Lembre-se que a pessoa realizou uma ação para conhecer sua clínica, o que indica um interesse prévio. Nessas frases de abordagem de prospecção pelo WhatsApp, você estimula o contato sem ter uma comunicação invasiva, objetivando iniciar um diálogo. Você pode utilizar também uma dica rápida (ou conteúdo) que seja interessante ao seu público e que tenha relação com o tratamento/serviço da clínica.
Dicas bacanas para prospectar
- Finalize suas conversas com perguntas: Nunca deixe uma mensagem em aberto; busque uma maneira de sempre finalizar com uma pergunta para estimular a conversa.
- Obtenha o feedback do paciente: Perguntas como “Faz sentido para você?” podem identificar se é o que seu paciente em potencial está buscando e já colher o feedback do que ele necessita, ajudando a conduzir a conversa.
- Como lidar com o “Eu vou pensar…”: Faça perguntas como: “Pode me passar uma data para voltarmos a conversar?” ou “O que te impede de avançarmos nesse momento?”
- Use o gatilho da escassez: Use a escassez ao seu favor, seja com prazo de validade da oferta/campanha (ex: “vagas limitadas para este mês no tratamento X”) ou disponibilidade de horários.
Prospecção por LinkedIn Sales Navigator
O LinkedIn, uma plataforma voltada para profissionais fazerem networking, gerar leads e prospectar clientes, tornou-se um dos maiores mecanismos de negócios do mundo. Para clínicas de saúde, o LinkedIn pode ser valioso para prospecção B2B (parcerias com empresas, convênios) ou para atrair profissionais da saúde que buscam recolocação ou parcerias.
O LinkedIn Sales Navigator conta com uma vasta base de dados e diversas ferramentas para que clínicas e profissionais da saúde consigam captar novos contatos.
Mas, como utilizar corretamente a rede social para captar e prospectar?
- Seja ativo: Para gerar credibilidade, responda a dúvidas, crie debates, compartilhe experiências e mostre seu posicionamento sobre temas da saúde. Quanto mais usuários prestarem atenção em você ou na sua clínica, mais fácil será a captação de novos contatos.
- Faça uso do seu perfil para divulgação: O LinkedIn permite divulgar seus trabalhos, serviços e projetos. Publique artigos e realize enquetes para chamar a atenção para seus tratamentos ou a expertise da sua equipe.
- Faça parte dos grupos: Uma das melhores formas de captar novos contatos é adentrando em grupos relativos ao seu segmento (saúde, gestão de clínicas, especialidades médicas). Participe ativamente das discussões.
- Faça uso de palavras-chave no perfil: O sistema de buscas da rede social é similar ao do Google. Adicione palavras-chave relevantes em seu título profissional e posts, considerando a experiência de leitura fluida para os usuários.
- Adicione mídias: Disponibilize conteúdos e materiais que tenham relação com os serviços ou a missão da sua clínica.
- Prospecte através das mensagens: No LinkedIn, você pode enviar mensagens e usar a ferramenta de busca para localizar potenciais parceiros ou profissionais. Após encontrar, envie uma primeira mensagem apontando algo em comum – uma estratégia sutil para “quebrar o gelo”. Depois de estabelecer o contato, você pode enviar informações adicionais por e-mail, facilitando o contato.
Seja proativo na rede e prospecte. Convide os usuários a conhecerem mais sobre sua clínica ou a debaterem temas relevantes. Para demonstrar autoridade, cite algum assunto em alta no segmento da saúde. Se o seu trabalho transmitir confiança e credibilidade, provavelmente seu prospect retornará de forma positiva.
Dica bônus para prospecção em saúde
Algumas das redes sociais mais utilizadas para contato em saúde, além do LinkedIn, são Instagram e Facebook, além do WhatsApp e Telegram. Se escolher o WhatsApp, prefira utilizar a opção “Business” e crie listas de transmissão segmentadas.
Para facilitar a jornada de prospecção, algumas ferramentas úteis para localização de e-mails e informações de contato incluem:
- Snov.io e Skrapp: Possibilitam descobrir endereços de e-mail em sites ou perfis do LinkedIn.
- Lusha: Permite descobrir o telefone do decisor, além do e-mail (útil para prospecção B2B).
- Wappalyser: Permite descobrir as tecnologias/softwares utilizados em um site (útil para entender o perfil de parceiros).
- Crunchbase: Descubra quais empresas receberam investimento (para parcerias ou prospecção B2B).
- SimilarWeb: Permite descobrir o tráfego de um site (visitas, principais fontes, países de atuação); útil para analisar potenciais parceiros ou concorrentes.
Aprimore sua prospecção com Lead Control
E para finalizar, invista em ferramentas de gestão para otimizar sua prospecção!
A prospecção é apenas o começo. Uma vez que o paciente em potencial é identificado, o desafio é gerenciar a comunicação e o follow-up para garantir que ele agende uma consulta. É aqui que o Lead Control se destaca para clínicas de saúde.
Lead Control é a camada de comunicação e follow-up que complementa (não substitui) prontuários eletrônicos e CRMs genéricos. Com ele, você consegue:
- Centralizar conversas: Reúna mensagens de WhatsApp, Instagram, site e anúncios em um único fluxo.
- Garantir resposta rápida e follow-up: Priorize leads e mantenha um follow-up com SLA, evitando que pacientes em potencial sejam esquecidos.
- Ter histórico completo: Ofereça à equipe de recepção e comercial um histórico completo das interações com cada paciente.
- Visibilidade e ROI: Tenha clareza sobre a origem dos leads, a taxa de conversão e o ROI de suas campanhas de marketing.
- Automação e IA: Utilize automação e IA conversacional humanizada para otimizar o atendimento, com uma operação simples para equipes não técnicas.
Com Lead Control, sua clínica mapeia todo o processo de gestão de leads, tem controle de cada etapa da jornada do paciente e ainda obtém dados e métricas importantes para realizar ajustes mais estratégicos, impulsionando a conversão de leads em agendamentos.
Transforme a forma como sua clínica prospecta e converte pacientes. Agende uma demonstração gratuita do Lead Control e descubra como podemos otimizar sua gestão de leads!